Tietosuojaseloste

Päivitetty: 14.10.2026

Tällä selosteella kerromme, miten HolWe Oy käsittelee henkilötietoja omakatilo.fi-verkkosivustolla, asiakassuhteissa ja kätilöpalveluissa.

1. Rekisterinpitäjä

HolWe Oy (Y-tunnus 3473689-2)
Postiosoite: Kokkokalliontie 7 G, 01380 Vantaa
Sähköposti: info@omakatilo.fi
Puhelin: +358 45 4919701

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Johanna Kaaretsalo, johanna@holwe.fi

2. Rekisterit ja käyttötarkoitukset

Käsittelemme tietoja kahdessa kokonaisuudessa.

A) Asiakasrekisteri (verkkosivusto, yhteydenotot, ajanvaraukset ja maksut)

  • Tarkoitus: yhteydenottoihin vastaaminen, ajanvarausten hoitaminen, palveluiden myynti ja laskutus, asiakaspalaute sekä suostumukseen perustuva asiakasviestintä.
  • Oikeusperuste: sopimus ja sopimusta edeltävät toimet (GDPR 6.1.b), lakisääteiset velvoitteet kuten kirjanpito (GDPR 6.1.c) ja suostumus, kun kyse on uutiskirjeestä tai markkinointiviesteistä (GDPR 6.1.a).

B) Potilasrekisteri (kätilöpalvelut, raskausajan ultraäänitutkimukset, synnytysvalmennus, imetysohjaus ja hieronnat)

  • Tarkoitus: terveydenhuollon palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen, hoidon suunnittelu, seuranta ja dokumentointi sekä lakisääteinen potilasasiakirjojen ylläpito.
  • Oikeusperuste: terveydenhuollon palveluiden tarjoaminen (GDPR 9.2.h yhdessä potilastietoja koskevan lainsäädännön kanssa) ja lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c).

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakasrekisteri

  • Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Yhteydenottolomakkeen tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja viestin sisältö
  • Ajanvaraukseen, tilauksiin ja maksuihin liittyvät tiedot sekä tieto maksun onnistumisesta. Maksukorttitietoja emme käsittele emmekä tallenna.

Potilasrekisteri

  • Henkilö- ja yhteystiedot, tarvittaessa huoltajan tai edunvalvojan tiedot
  • Hoidon kannalta tarpeelliset terveystiedot, esimerkiksi raskauden vaihe, oireet, tehdyt tutkimukset ja niiden tulokset
  • Käynnit, ajanvaraukset, suostumukset ja kiellot
  • Ultraäänikuvat ja -videot sekä niiden toimittamiseen liittyvät tiedot

4. Mistä tiedot saadaan

Tiedot saadaan ensisijaisesti sinulta itseltäsi yhteydenottolomakkeen, sähköpostin, puhelimen, ajanvarauksen tai maksun yhteydessä. Lisäksi tietoja syntyy hoidon dokumentoinnissa, laskutuksessa ja kirjanpidossa.

5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme luotettuja palvelukumppaneita, jotka käsittelevät tietoja vain ohjeidemme mukaan:

  • Webador: verkkosivusto ja sen yhteydenottolomake
  • Google reCAPTCHA: yhteydenottolomakkeen suojaus roskapostilta
  • HighLevel (LeadConnector): asiakastietojen hallinta, maksulinkit ja asiakasviestit
  • Stripe: maksujen käsittely
  • Ajanvarausjärjestelmät: Slotti.fi ja Ajas.fi
  • Ultraäänikuvien toimituspalvelu Act one
  • Kontrollipiste Oy: laskutus ja kirjanpito

Potilastietoja ei luovuteta sivullisille ilman lakiin perustuvaa syytä tai sinun suostumustasi.

Osa palveluntarjoajista (esimerkiksi HighLevel, Stripe ja Google) sijaitsee Yhdysvalloissa tai käyttää alihankkijoita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Näissä siirroissa käytetään GDPR:n mukaisia suojakeinoja, kuten EU:n komission mallisopimuslausekkeita tai komission riittävyyspäätöstä.

6. Evästeet ja kävijätilastot

Sivusto käyttää kävijätilastoihin Plausible-palvelua, joka ei käytä evästeitä eikä kerää tietoja, joista yksittäisen kävijän voisi tunnistaa. Yhteydenottolomakkeen suojana toimiva Google reCAPTCHA voi käsitellä esimerkiksi IP-osoitetta ja selaimen tietoja. Sivustolla on linkit Facebook-, Instagram-, YouTube- ja TikTok-kanaviimme. Kun siirryt niihin, tietojasi käsitellään kyseisen palvelun omien ehtojen mukaisesti.

7. Säilytysajat

Potilasrekisteri: potilasasiakirjojen säilytysaika määräytyy sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukaan. Yleinen säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä, jos kuolinaika ei ole tiedossa.

Asiakasrekisteri:

  • Asiakkuustiedot säilytetään niin kauan kuin asiakkuus on voimassa ja enintään 24 kuukautta sen päättymisen jälkeen, ellei tietoja tarvita oikeusvaateen käsittelyyn.
  • Kirjanpitolaki edellyttää, että tositteet säilytetään 6 vuotta ja kirjanpitokirjat ja tilinpäätös 10 vuotta.

8. Oikeutesi

Sinulla on GDPR:n mukaan oikeus:

  • saada pääsy omiin tietoihisi ja pyytää niistä kopio
  • pyytää tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
  • peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, esimerkiksi uutiskirjeen osalta
  • siirtää tietosi järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti

Lähetä pyyntösi sähköpostitse osoitteeseen johanna@holwe.fi. Varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi, ja vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi, Lintulahdenkuja 4, PL 800, 00531 Helsinki, puh. 029 566 6700).

9. Tietojen suojaaminen

Suojaamme tiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy tietoihin on vain niillä, jotka tarvitsevat niitä työssään, ja tietoliikenne on salattua. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty sopimukset tietojen käsittelystä. Potilasasiakirjojen laatimisessa ja säilyttämisessä noudatamme niitä koskevaa lainsäädäntöä.

10. Lapset

Palvelumme koskevat myös vauvoja ja perheitä. Lapsen tietoja käsittelemme vain siltä osin kuin hoito sitä edellyttää, ja lähtökohtaisesti huoltajan kautta. Emme markkinoi lapsille.

11. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee automaattisia päätöksiä emmekä profiloi sivuston kävijöitä.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio on aina luettavissa tällä sivulla.